Jedinečný systém pro správu, uložení a zpřístupnění archiválií v digitální podobě vyvinuli archiváři Univerzity Karlovy ve spolupráci s firmami Inqool a Lightcomp. Archivní informační systém UK (AIS) nyní uspěl v soutěži IT projekt roku, ze které si přinesl cenu sdružení Co po nás zbude za přínos v oblasti dlouhodobého uchovávání informací. V Karolinu ji z rukou předsedy sdružení Jana Heislera převzali v úterý 5. dubna rektorka UK profesorka Milena Králíčková a vedoucí Archivu UK Petr Cajthaml, jenž magazínu Forum vysvětlil, v čem tkví mimořádnost systému. „Takto komplexně zatím nikde jinde nefunguje,“ tvrdí.
Zleva předseda sdružení Co po nás zbude Jan Heisler, rektorka Milena Králíčková a vedoucí Archivu UK Petr Cajthaml (vpravo).
V čem je Archivní informační systém UK tak jedinečný?
Je unikátní ve dvou věcech. Za prvé: je komplexní. Zatímco v archivnictví jsou obecně používané izolované systémy, mezi nimiž se data přenášejí zpravidla přepisováním, náš systém pokrývá kompletní činnost archivu od samotného výběru dokumentu za archiválii, přes jeho evidenci a zpracování, uložení v digitálním archivu až po samotné předložení badatelně.
A druhou věcí, v čem je náš systém jedinečný, je fakt, že k papírovým a digitálním archiváliím přistupuje stejně. Na oboje se dívá jako na dokumenty trvalé historické hodnoty bez ohledu na jejich fyzickou formu. V systému může být uložena jak papírová, tak digitální archiválie. V případě digitální archiválie jako soubor, který tvoří obsah a metadata, v případě papírové jako metadata a případný sken papíru.
Proč Archiv UK potřeboval takovýto moderní informační systém?
Na začátku jsme řešili potřebu univerzity archivovat digitální archiválie, kterých vzniká stále víc a víc v souvislosti s tím, jak se digitalizuje úřadování univerzity. Mohli jsme – a stále můžeme – ukládat v Národním digitálním archivu, který je součástí Národního archivu ČR. Ten ale plně neodpovídá našim požadavkům.
Potřebujeme mít k dokumentům rychlý přístup a možnost stále s nimi pracovat; nestačí nám jen jejich uložení. Navíc pracujeme i s papírovými archiváliemi. Rozhodli jsme se vybudovat takto komplexní systém, protože kromě samotného uložení digitálních archiválií zabezpečí i veškerou informační podporu činnosti našeho archivu.
Vy jako archiváři jste zasahovali do vývoje systému, nebo to bylo plně v rukou IT firem?
Vývoj probíhal za naší plné účasti. Nejprve jsme vytvořili podrobné zadání, které bylo součástí zadávací dokumentace. Na samotném vývoji jsme se pak aktivně podíleli. S dodavatelem jsme se scházeli každý týden. Devadesát procent funkčního modelu vzniklo na půdě Archivu UK. Dodavatel realizoval náš návrh technicky.
Fungují podobné systémy v jiných českých případně zahraničních archivech?
Takto komplexní systém zatím nikde jinde na světě nefunguje. Snažili jsme se integrovat již existující řešení do jednoho celku, který by odpovídal našim konkrétním potřebám. Inspirací pro nás byl například systém švýcarské firmy Scope, který používají především německy mluvící země a některé země na Balkáně. Osobně jsem se s ním setkal v archivu Vídeňské univerzity.
Náš systém jsme se snažili budovat tak, aby byl využitelný i v jiných archivech. Respektuje praxi českého archivnictví a rovněž českou legislativu. Zájem o něj už projevily i jiné nestátní tuzemské archivy, například archiv Akademie věd ČR, ministerstvo zahraničních věcí nebo České televize.
Podle jakého klíče vybíráte dokumenty, které je třeba archivovat?
Základním klíčem je Spisový a skartační řád, který je součástí Spisového řádu UK a který říká, jaké typy dokumentů si zaslouží být archivovány a co může být naopak zničeno. Na základě něj pak o osudu jednotlivých dokumentů rozhodují pracovníci archivu. To se týká úředních dokumentů, tedy těch, jež vytváří univerzita samotná a jsou administrovány ve spisové službě. Vedle toho vybíráme řadu dokumentů, které jsou neúředního charakteru. Tam je to na zvážení archiváře, co se do archivu dostane. Jde například o osobní pozůstalosti významných vědců, spisy studentských spolků a podobně.
Jak je archiv UK rozsáhlý?
V našem archivu jsou uložené dokumenty od poloviny 14. století do současnosti, papírové i digitální. Pokud bychom chtěli dát všechny papírové archiválie vedle sebe na jednu polici, musela by být přibližně osm kilometrů dlouhá.
Narůstá také objem digitálních archiválií. V současné době evidujeme přibližně 300 tisíc unikátních archiválií. Očekáváme, že v budoucnu budeme přebírat ročně několik desítek gigabytů dat a budeme vybírat z několika set tisíc digitálních dokumentů, z nichž se stane ročně několik desítek tisíc archiváliemi.
A kdo pak pracuje s dokumenty, které jsou v archivu uložené?
Do archivu má přístup široká veřejnost. Zájemce musí být starší osmnácti let a právně způsobilý. Těmi nejaktivnějšími uživateli jsou studenti a zaměstnanci UK, především ze společenskovědních oborů. Část archivu využívají také pracovníci rektorátu a jednotlivých fakult, slouží například při vystavování duplikátů dokladů o získaném vzdělání a podobně.
Archivní informační systém má být základ budoucího digitálního archivu Univerzity Karlovy. Co dalšího v tomto směru chystáte?
Do budoucna chceme dobudovat části systému, které zabezpečí trvalou čitelnost a srozumitelnost uložených dokumentů, tedy jejich dlouhodobou digitální ochranu. Vybudujeme také záložní úložiště, jež musí být nejméně padesát kilometrů vzdálené od pražského – kvůli ochraně archiválií v případě poškození úložiště. Nabízí se Hradec Králové nebo Plzeň, kde má Univerzita Karlova své fakulty. Chtěli bychom to zvládnout do roku 2025, kdy bychom také rádi požádali o formální akreditaci podle zákona, a tím se stali plnohodnotným digitálním archivem nezávislým na Národním archivu.
Rektorka UK Milena Králíčková mimo jiné se zástupci Archivu UK (včetně manažera projektu Zdeňka Vaška, za rektorkou) a dodavatelských firem).
