Ministerstvo vnitra a Národní archiv vyhověli žádosti o udělení oprávnění pro ukládání archiválií v digitální podobě, formálně tak byla dokončena akreditace Digitálního archivu UK, který provozuje Ústav dějin a Archiv Univerzity Karlovy. O jak velkou událost se jedná a co se tím mění, vysvětlují vedoucí Archivu Univerzity Karlovy Mgr. Petr Cajthaml a PhDr. Zdeněk Vašek, Ph.D..
Na úvod by bylo vhodné rozvést myšlenku, co znamená digitální archivace.
PC: Pro nás je cílem uchovat informace v digitální podobě. Má to dvě části: bitovou ochranu, kdy zjišťujeme, že soubor v úložišti je nepoškozený. Data jsou ukládána více technologiemi na různých místech a v případě poškození a jsme schopni je obnovit
A pak je to péče o samotnou informaci, která je primární. Pro nás není zase tak důležité, že jde o milion nul a jedniček v určitém pořadí, pro nás je podstatné, že je zapsaný například projev pana rektora, který má konkrétní informaci, a tu musíme uchovat bez ohledu na to, zda ty originální nuly a jedničky přestanou být čitelné s ohledem na nedostupnost původního softwaru. To je druhý pohled digitální archivace, který je nad rámcem prostého uložení digitálního souboru.
Zatím jsme schopni zpracovat jednotlivé dokumenty a jejich sady. Do budoucna chceme jít cestou archivace celých informačních systémů pomocí metody archiving by design, což znamená, že by každý důležitý informační systém, který potenciálně spravuje historicky cenná data, byl posuzován už v průběhu svého fungování s ohledem na to, zda bude možné jeho informační obsah archivovat.
Digitální archiv Univerzity Karlovy byl zprovozněn už v roce 2021, v plném provozu je od roku 2025. Co na tom mění akreditace od Ministerstva vnitra?
PC: Akreditace znamená prokázání schopnosti trvale uchovávat a pečovat o digitální archiválie. V České republice existuje několik možností, jak ukládat digitální archiválie. První možnost je spoléhat na státní řešení, v tomto případě Národní digitální archiv, který je součástí Národního archivu. Ten je budovaný postupně a zatím plně nenaplňuje potřeby univerzity jako původce ukládaných archiválií. Například rychlý přístup do archiválií a možnost vyhledávat zatím nejsou funkční a patrně ještě dlouho funkční nebudou.
Druhou možností je domluvit se s někým jiným, kdo má svůj vlastní digitální archiv a ukládat do něj. A třetí možností je vybudovat a akreditovat vlastní digitální archiv a tím máme zaručeno, že nemusíme ukládat někam jinam. Teď už za to máme plnou odpovědnost my sami.
Vlastní digitální archiv přináší UK možnost spravovat své archiválie v digitální podobě nezávisle na celostátním řešení Národního archivu a poskytuje jí mimo jiné přímý a rychlý přístup ke svým archiváliím, což původci, kteří ukládají v Národním digitálním archivu dlouhodobě nemohou. Benefitem tohoto řešení je také získání odborných kompetencí a realizace vlastního aplikovaného výzkumu, díky čemuž se UK nyní řadí k předním pracovištím na poli digitální archivace a mj. se podílí na tvorbě celostátních standardů a norem v této oblasti.
Jak náročné byly podmínky pro získání akreditace?
ZV: Existuje metodika ministerstva vnitra, která má tři části. První obsahuje požadavky na akreditaci prostor, v nichž jsou umístěna servery, což je obsáhlý seznam nároků na stavební a fyzickou bezpečnost. Druhá část vychází z mezinárodní metodiky NESTOR, což je metodika v archivním světě, která obsahuje přes 30 tematických bloků, které obsahují další podrobnější otázky, na které musíme odpovědět. Tam se popisuje jak způsob práce s digitálními dokumenty, tak personální zabezpečení, technické řešení… Je to ve výsledku několik set stránek textu. V podstatě jde o takové sebehodnocení, které ještě přezkoumává Národní archiv.
A třetí část bylo prokázat, že náš systém je schopen produkovat data ve formátu tak, aby byl kompatibilní s archivním standardem pro výměnu dat mezi digitálními archivy. Abychom byli schopni data v případě zániku našeho archivu předat do jiného archivu a ten je byl schopen uložit a zpracovat.
PC: To byl vlastně první náročný krok, kdy si státní správa stanovila logický požadavek, že digitální archiv musí být schopen svá data přenést do jiného archivu. Je to mimo jiné pojistka pro situaci, kdy by archiv zanikl. Na to bylo ovšem třeba stanovit nějaké standardy pro předávání, protože předaným datům musí porozumět i cílový archiv. Ty stanovil projekt Technologické agentury, do kterého jsem se zapojil někdy v roce 2023. Následně jsme iniciovali novelizaci akreditační metodiky, která přejala výsledek tohoto projektu.
Jak dlouho vlastně trval celý proces schvalování akreditace?
ZV: Formální žádost jsme podali loni před Vánocemi. Součástí žádosti už musela být i sada dat pro zkušební přenos do Národního digitálního archivu. Samotná příprava na akreditaci ovšem začala už rok předtím, v roce 2024, kdy jsme začali tvořit obsáhlou dokumentaci dle jednotlivých požadavků.
PC: Jsme teprve druhý akreditovaný, první nestátní archiv. První byl digitální archiv Vojenského historického archivu Ministerstva obrany. Samotná možnost akreditovat se je přitom v legislativě už přes deset let. Já sám jsem se dostal k digitálnímu archivnictví pomocí Centrálního rozvojového projektu, který vedlo ministerstvo školství, a řídila jej brněnská univerzita, která posilovala svůj digitální archiv už v polovině minulého desetiletí. V podstatě vedla projekt celkem třinácti vysokých škol, který se jmenoval Digitální archivace českých vysokých škol.
Brněnská univerzita se mimochodem o akreditaci svého digitálního archivu už dvakrát neúspěšně pokusila. V Brně na tom ovšem začali pracovat daleko dříve, stejně jako ministerstvo obrany. Vedení Univerzity Karlovy schválilo ideu digitálního archivu v roce 2017, od roku 2018 jsme tom začali pracovat a postupně jsme to realizovali.
Přibližte ještě trochu podmínky, které byly nutné pro akreditaci.
PC: Museli jsme splnit podmínky ohledně fyzické bezpečnosti: archiv nesmí být v záplavovém území, musí tam být požární signalizace, zabezpečení proti vstupu, a od počátku bylo třeba zajistit i druhé záložní místo. Toto úložiště musí být vzdáleno více než 50 kilometrů, u nás to od pražského Karolina splňuje serverovna v Plzni. Dokonce máme nad rámec zákona tři lokality, což je ještě bezpečnější. Kdyby na jednu čistě teoreticky spadla bomba, tak pořád máme zálohu na dalších místech. Vše jsme prokázali rozsáhlou stavební a bezpečnostní dokumentací, na místě vše ověřovali inspektoři ministerstva vnitra.
Pravidla jsou v podstatě stejná jako pro uložení fyzických listin. U „papírových archivů“ musíte počítat s tím, kolik toho unese podlaha a taky vytvořit potřebné klimatické podmínky pro staré listiny a pergamen. U digitálního archivu zase musíte vytvořit takové podmínky, aby například neshořely počítače, nesmí to být v přistávací zóně letiště, nesmí tam být zdroj elektromagnetického záření, a je tam zajištěna i fyzická bezpečnost.
Kdo má do digitálního archivu přístup a za jakých podmínek?
PC: Digitální archiv má v podstatě tři části. Vstupní portál, kam pracovníci spisové služby, případně jiní držitelé, dokumenty nahrají. Archivář pak rozhodne o tom, zda jsou to archiválie, a vybere z toho, co uloží to do bezpečného úložiště. Tam to spravuje, popisuje, stará se o to, aby vše bylo čitelné. To je to jádro, kam smí jen archiváři, a veřejnost má přístup přes webovou badatelnu.
ZV: Archivní část pokrývá nároky, které jsou na správu archiválií ze zákona nebo z metodik a dalších dokumentů, které předepisuje stát. To je část, která umožňuje evidenci, zprávu, nějaké vykazování těch dokumentů. A v roce 2024 jsme doplnili část, která se týká dlouhodobé ochrany digitálních dokumentů a ukládání na pásky jako další technologii bezpečného uložení. Přičemž ta dlouhodobá ochrana digitálních dokumentů v našem případě vlastně představuje především formátovou ochranu, to znamená, snažíme se o to, aby informace v počítačových souborech, které tvoří archiválie, zůstaly čitelné a srozumitelné. V případě potřeby se převedou ze zastaralých formátů do nových, které jsou interpretovatelné současným softwarem tak, aby se uchovaly klíčové vlastnosti a informační obsah.
Univerzita Karlova je tedy první českou vysokou školou s akreditací. Jak to funguje v okolních státech Evropy?
PC: V Evropě jsou podmínky trošku odlišné podle jednotlivých národních legislativ. Rakouské vysoké školy mají často svůj digitální archiv jako součást běžného archivního informačního systému, je to méně regulované. V německém prostředí je standardem budování de facto sdružených digitálních archivů, které mají podporu státního archivnictví a všichni sdílí svůj informační systém. Vysoké školy ze spolkové země mají společné pracoviště, společně platí dva, tři odborníky a více vysokých škol tak provozuje jeden společný digitální archiv.
Dalo se v sousedních zemích něčím inspirovat?
PC: Asi nejvíc jsme se inspirovali právě německým a rakouským prostředím, volně také fungováním švýcarského archivního softwaru Scope, který je používán například i v maďarském národním digitálním archivu. Ovšem česká legislativa je velmi specifická, takže jsme toto řešení nasadit nemohli a šli jsme cestou zakázkového vývoje, který pro nás tvoří několik firem. S těmi máme smlouvy na dobu neurčitou, které je možné vypovědět, pokud bychom byli nespokojeni. Díky tomu je naše řešení relativně levné, náklady se pohybují okolo 30 milionů. Například Vojenský historický archiv má řádově vyšší náklady. Mění kompletně technologie každých 5 let a ty náklady jsou v řádech stovek milionů za každé to pětileté období.
U nás jednotlivé aplikace informačního systému digitálního archivu udržujeme a postupně rozvíjíme, modernizujeme a měníme pouze v okamžiku, kdy to úplně zastarává. Ale co musíme měnit pravidelně je hardware, který má samozřejmě omezenou životnost - disková pole a servery zpravidla každých 7 let. Tím, že máme akreditaci, náklady nekončí. Příští rok žádáme o dotaci na obnovu části serverů, a obnova bude potřeba každých 5-7 let.
Úzce spolupracujeme s dalšími institucemi, které usilují o vlastní digitální archiv – Archivem hlavního města Prahy, Vojenským historickým archivem, archivy bezpečnostních služeb, Akademie věd ČR a České televize. Bez vzájemné výměny zkušeností by každý zbytečně opakoval chyby a jednotlivé řešení by bylo složitější.
Co vše je v digitálním archivu UK uloženo a jaká byla kritéria výběru?
PC: Jednu část tvoří dokumenty, které vznikly čistě digitálně a ani žádnou papírovou formu nemají. A pak se tu digitalizovalo to, co máme v papíru, a ten výběr probíhal podle několika hledisek. Prvním je ochrana archiválií, kterým hrozí zničení, ať už by se to rozpadlo nebo tím, že by se na to často dívali badatele. Proto je bezpečnější překládat digitální kopii. Druhým hlediskem je badatelský zájem - to, co lidé nejvíce chtějí. Začali jsme digitalizovat především to, čemu hrozilo teoretické zničení, protože to nebylo v dobrém stavu a byl o to velký zájem: úřední knihy, které se v badatelně vystavovaly takřka každý den.
To mě přivádí k otázce, jaký je nejčastější dotaz zvenčí?
PC: Obecně máme dotazy dvojího typu: historické a úředně správní. Častější jsou ty úředně správní a týkají se například toho, kdy náš absolvent ztratí svůj diplom a potřebuje potvrzení jeho platnosti. Nebo úplně nejčastěji, když generace, která absolvovala někdy před 40 a více lety a jde do důchodu, potřebuje potvrzení o době studia pro správu sociálního zabezpečení. To je úplně nejčastější dotaz, který dostáváme.
A jak hluboko do historie se v těchto případech dokážete dostat?
PC: My jsme archiv celé Univerzity Karlovy od jejího vzniku, takže nejstarší listiny jsou z poloviny 14. století. Pokud jde o evidenci toho, kdo tady studoval, tak úplná řada se dá dohledat někdy od poloviny 18. století a trvá do současnosti. Spis každého našeho absolventa skončí u nás. Samozřejmě spisy dnešních studentů jsou z větší části digitální, proto je třeba digitální archiv.
| Digitální archiv Univerzity Karlovy |
| Archiv Univerzity Karlovy budoval digitální archiv od roku 2018, jeho první část byla zprovozněna v roce 2021. V roce 2022 byl tento projekt oceněn v soutěži IT projekt roku (finalista soutěže) a v rámci této soutěže získal odbornou cenou sdružení “Co po nás zbude” za přínos v oblasti dlouhodobého uchovávání informací. Od roku 2025 je Digitální archiv UK v plném provozu. Digitální archiv UK je prvním akreditovaným digitálním archivem vysoké školy v ČR a po digitálním archivu Vojenského historického archivu Ministerstva obrany teprve druhým akreditovaným archivem v ČR vůbec. |
| Jak se týmu digitálního archivu povedlo vypořádat s přísnými požadavky, se můžete přesvědčit zde |
